Материалы семинара на Блинком-2011.
Что такое бюджет и зачем он нужен?
В 2006 году мы сделали игру и ушли в минус 35 тыс. руб. Не понравилось.
С тех пор делаем бюджеты – и в минус больше не уходим.
Бюджет – не самоцель, а вспомогательный инструмент.
Бюджет – это модель, которая формулирует и отражает в цифрах цели и задачи проекта, способы их достижения, и полученные результаты.
Состоит из двух основных блоков:
- План (что мы ходим получить)
- Факт (что мы реально получаем)
Первоочередной вопрос – какие (финансовые) цели мы ставим перед игрой.
Только понимая цели, можно начинать планирование.
- Какой финансовый результат хотим получить (выйти в ноль?)
- На какое количество игроков ориентируемся (100 или 1000)?
- Основные траты (предполагаем ли какое-то особенное ключевое техническое оснащение игры?…)
Второй этап – формируем модель, которая формализует наши желания.
Модель состоит из 3 параметров:
- Количество игроков
- Размер взноса на человека
- Размер расходов
Задаем каждую величину – получаем финансовый результат.
Задаем размер финансового результата – моделируем параметры, которые позволят его достичь.
На первом этапе параметры можно задавать приблизительно, но по мере наполнения модели данными, все параметры будут уточняться.
Количество игроков.
На момент формирования бюджета мы уже представляем порядок игроков, но будет из 80 или 120? Сколько точно нужно, чтобы выйти в ноль?
Размер взноса.
Допустим, больше 500, но меньше 800. Сколько именно?
Расходы.
Делятся на постоянные и переменные.
Постоянные – не зависят или почти не зависят от количества игроков (генератор, аренда полигона). Их можно структурировать, поделить на блоки (полигон, игротехника, строяк, РЕЗЕРВ!!!)
Переменные – напрямую зависят от количества игроков (еда, выпивка, страховка, доставка воды, транспорт)
Мы предлагаем модель, которая позволяет настраивать каждый из параметров. Начиная ее делать, не обязательно знать точный размер взноса и точное количество игроков – это определяется в процессе.
Более того, определяем минимальное количество игроков, при котором выйдем в ноль. В дальнейшем оперативно отслеживаем, на какое количество игроков выходим по факту и чем это чревато.
О том, как формируется модель, будет рассказано далее по тексту.
3 этап – исполнение бюджета.
По доходной части – анализируем, насколько выполняем план. Заодно ведем реестр заявок и сданных взносов.
По расходной – осуществляем расходы в рамках плана. При необходимости – корректируем план.
Здесь один из главных моментов – разумно подходить к тратам. Купить продукты можно в Окее, в Ленте, и в Супер-Сиве. Но в последнем случае, никакого бюджета не хватит.
Как вести реестр доходов и расходов – отдельно покажу на примере.
МОДЕЛЬ
Файл Excel, который позволяет планировать расходы и доходы, вести реестр игроков, отражать фактические траты, учитывать взаиморасчеты между мастерами (когда один мастер взял взнос, а другой купил бензин).
Ведется в google docs.
Исходим из того, что все мастера честные и сознательные.
Если бюджет сложный или игра большая или еще что, можно назначить одного ответственного, например, за все расходы. А взносы будет собирать любой мастер и отражать в таблице.
Модель позволит спланировать бюджет, контролировать его выполнение, контролировать заявки и собираемость взносов, осуществлять взаиморасчеты между мастерами.
Лист «ПОЯСНЕНИЯ»
Как вообще работать с этим бюджетом, для чайников.
Лист «МГ»
Кто у нас в МГ, чем занимается, когда заезжает на полигон… Дальше инфа о мастерах будет автоматически подтягиваться в таблички бюджета (см. список внизу)
Лист «ПЛАНОВЫЙ БЮДЖЕТ»
1. Количество игроков – модель позволяет делать бюджет сразу под разное количество игроков. Потом выберем, сколько именно игроков нам нужно. Задаем промежуток – минимум и максимум игроков.
2. Задаем размер взноса. Пока – предполагаемый. Если что, потом скорректируем.
3. Обязательно (!!) – 10% игроков не сдадут взносы! Закладываемся на это изначально.
4. Получаем диапазон доходов для разного количества игроков.
5. Моделирование постоянных расходов
Выделю блоки постоянных расходов:
- Затраты на полигон (аренда полигона)
- Техническое обеспечение игры (электрика, провода…)
- Безопасность (если есть)
- Медицина (аптечки)
- Бензин
- Аренда транспорта (доставка материалов)
- Строяк (ткань, гвозди, инструменты, горбыль…)
- Игротехническое обеспечение и антураж
- Хозяйственное обеспечение (мешки для мусора, канистры, скотч…)
- Расходы на мастерку (организация регистрации, питание мастеров)
- РЕЗЕРВ!
Собираемся вместе и думаем, что именно нам нужно по каждому блоку, где это можно взять за меньше деньги или бесплатно.
Один хозяйственник сам по себе ничего не запланирует! Это ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО совместная работа!
Так как планируем задолго до игры, то очень важная статья нашего бюджета – РЕЗЕРВ!
Рекомендуемые размеры резервов (по практике):
10-15% от общего объема расходов
По каждому блоку дополнительно – от 5 до 10%
Внутри каждого блока – конкретные виды расходов, резерв, доп.строки. Учитываем не только тот инвентарь, за который придется платить, но и вообще все, что нам нужно для игры. Этим мы делаем себе и памятку заодно.
В графах «комментарии» и «статус» будем писать, откуда возьмем, и статус покупки, чтобы потом не запариться за 2 дня до игры на предмет того, что из списка мы уже купили, а что еще нет. И главное – у кого купленное храним.
6. Моделирование переменных расходов
Все просто – планируем расходы на 1 человека, дальше табличка все считает сама в зависимости от количества игроков (мы же помним, что оно может быть разным?)
7. После того как все заполнили – смотрим на верхнюю табличку (и ужасаемся).
Получили плюс – прекрасно.
Получили плюс только если игроков будет не менее 75 человек? Поздравляю.
Получили минус – надо думать, что в модели корректировать:
- Увеличивать количество игроков
- Увеличивать взнос
- Снижать расходы
Посмотрите еще раз список расходов – возможно, что-то можно достать дешевле или бесплатно?
Главное правильно – РЕЗЕРВЫ НЕ ТРОГАЕМ!!! Как бы не хотелось.
На итог – наш рабочий бюджет готов.
В процессе его можно и нужно править, но без фанатизма. То есть, если добавляем расход по одной статье – обдуманно снижаем по другой.
Лист «РЕЕСТР ВЗНОСОВ»
Здесь будем заносить информацию:
- Об игроках, которые к нам заявились, но еще не сдали взнос
- Об игроках, которые сдали взнос
- О мастере, который принял взнос
На итог:
- Мы знаем, кто к нам едет, но еще не заплатил
- Мы знаем точно, сколько у нас денег
- Мы можем прогнозировать реальное количество игроков и принять своевременные меры по замене тех, кто не едет (они скорее всего не сдали взнос)
- Мы знаем, у кого из МГ собранные деньги
Лист «РЕЕСТР РАСХОДОВ»
Здесь отражаем фактические затраты.
Пишем, кто потратил, когда потратил, сколько, на что именно, к какому блоку затрат этот расход относится.
В примере цифры условные.
Наверху – сколько всего потрачено.
Рабочий лист.
Лист «ИСПОЛНЕНИЕ БЮДЖЕТА»
Здесь план-факт анализ
Сколько уже потратили, сколько еще осталось
Где нужно скорректировать план, а где – потребности
Лист «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ»
На практике часто получается, что один мастер собирает взносы, а другой – тратит.
Если мастеров 10 человек, неизбежна путаница.
Этот лист позволяет никому не запутаться и потом рассчитаться друг с другом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
И еще раз.
Бюджет – это не самоцель
Бюджет – это не дополнительная работа
Не нужно делать бюджет ради того, чтобы его делать.
Нужно использовать его в своей работе – ежедневно.
Если не занести свой расход в бюджет – то даже самый прекрасный бюджет работать не будет!
То есть нужен минимум самоорганизации: взял взнос – запиши; сделал расход – запиши!
В тот же день.